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Du sammelst Wissen an vielen Orten — aber du nutzt es nicht.

Ein paar hundert Notizen in Evernote. Ein Notion-Workspace, der seit Monaten wächst statt genutzt zu werden. Schnelle Gedanken in Google Keep. Und irgendwo in Apple Notes liegen auch noch Notizen, die du letztes Jahr gebraucht hast. Vier Tools, ein Chaos — und am Ende findest du nie das, was du eigentlich suchst.

Obsidian löst dieses Problem, weil alle Notizen als einfache Markdown-Dateien auf deinem eigenen Rechner liegen — durchsuchbar, verlinkbar, dauerhaft. Aber der Umzug wirkt für viele wie eine Wand: zu viele Notizen, zu viele Formate, zu viel Angst, etwas zu verlieren.

Diese Anleitung zeigt dir den kompletten Weg — Tool für Tool.

Bevor du startest: Die Grundregeln

1. Erst ausmisten. Nicht deinen bestehenden Vault mit Import-Chaos vollstopfen. Geh deine Notizen im alten Tool erst durch und sortiere alles aus, was du nicht mehr brauchst.
2. Installiere das Obsidian-Importer-Plugin. Community Plugins → „Importer“ suchen → aktivieren. Es unterstützt native Importe aus Evernote, Notion, Apple Notes, Google Keep und weiteren Tools direkt in Obsidian. (Die Nutzung von Plugins kann die Software beeinträchtigen)
3. Sichere deine Originale, bevor du irgendetwas löschst. Exportiere zuerst alles, importiere danach. Erst wenn alle Notizen importiert sind, alte Accounts kündigen.

Evernote zu Obsidian

Evernote-Notizen liegen im .enex-Format vor — das kann der Importer direkt lesen.

1. In Evernote: Notizbuch auswählen → Exportieren → Format .enex
2. In Obsidian: Importer-Plugin öffnen → „Evernote“ als Quelle wählen → .enex-Datei auswählen
3. Formatierung, Tags und Anhänge (Bilder, PDFs) werden automatisch mit übernommen

Stolperstein: Sehr alte Evernote-Notizen mit komplexen Tabellen verlieren manchmal ihre Formatierung. Kontrolliere diese Notizen manuell nach dem Import.

Notion zu Obsidian

Notion exportiert nach Markdown, aber die Struktur braucht Nacharbeit.

1. In Notion: Workspace-Einstellungen → Exportieren → „Markdown & CSV“ wählen
2. Die ZIP-Datei entpacken und den Ordner in deinen Obsidian-Vault kopieren
3. Notion hängt jeder Datei eine lange ID an den Namen — mit dem Importer-Plugin lässt sich das beim Import bereinigen

Stolperstein: Notion-Datenbanken werden zu einzelnen Markdown-Dateien mit Frontmatter. Wenn du in Notion stark mit verlinkten Datenbanken gearbeitet hast, plane Zeit ein, um diese Verknüpfungen in Obsidian als [[Links]] neu zu bauen.

Google Keep zu Obsidian

Google Keep hat keinen direkten Export — der Umweg führt über Google Takeout.

1. takeout.google.com öffnen → nur „Keep“ auswählen → Export starten
2. Die heruntergeladene ZIP-Datei enthält jede Notiz als JSON oder HTML
3. Im Obsidian-Importer-Plugin „Google Keep“ als Quelle wählen und den entpackten Ordner angeben

Stolperstein: Farbige Labels und Erinnerungen aus Keep gehen beim Import verloren — sie existieren als Konzept nicht in Obsidian. Wichtige Erinnerungen solltest du dir vorher separat notieren.

Apple Notes zu Obsidian

Der technisch aufwändigste Import, weil Apple Notes keinen Standard-Export anbietet.

1. Das Obsidian-Importer-Plugin öffnet Apple Notes direkt über die Notes-App-Datenbank (nur auf macOS möglich)
2. Importer-Plugin öffnen → „Apple Notes“ wählen → Zugriff auf die Notes-App erlauben
3. Ordnerstruktur und Anhänge werden automatisch übernommen

Stolperstein: Bist du auf Windows oder iPad unterwegs, funktioniert der direkte Import nicht. Workaround: Notizen einzeln über „Teilen“ als PDF oder Text exportieren, dann manuell in Obsidian einfügen.

Nach dem Import: Ordnung schaffen

Der technische Import ist nur die halbe Miete. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit:

• Duplikate zusammenführen — vier Tools bedeuten oft die gleiche Information mehrfach
• Tags vereinheitlichen — jedes Tool hatte sein eigenes Tag-System, jetzt brauchst du eins
• Verknüpfungen setzen — der eigentliche Mehrwert von Obsidian entsteht erst, wenn Notizen sich gegenseitig referenzieren

Genau für diesen zweiten Schritt — vom Notizfriedhof zum nutzbaren System — haben wir das Backup fürs Gehirn Bundle gebaut: eine fertige Obsidian-Struktur, ein Workflow-Guide und ein Workshop, der dir zeigt, wie du dein importiertes Wissen tatsächlich wieder findest und nutzt.

Dein Notizbuch ist voll und du hast keine Lust, alles abzutippen? Dann ist das der richtige Beitrag für dich.

Wozu erst handschriftliche Notizen machen?

Du könntest deine Notizen natürlich direkt in den Computer tippen oder Apps mit Handschriftfunktion (z. B. Goodnotes) nutzen. Aber der Ansatz von Backup fürs Gehirn ist anders: ganz bewusst schreibst du mit Stift und Papier, um deinen Gedanken den maximalen Raum zu geben. Digitale Geräte können Fehler haben oder dich massiv ablenken. Mit dem Stift zu denken ist seit vielen Jahren eine gute Methode, um mit seinen Gedanken umzugehen (s. z. B. Mark Aurels Tagebuch).

Ich persönlich nutze die Funktionen zur Transkription nicht oder nur sehr selten. Ich will ganz bewusst meine eigenen Notizen erneut durchgehen und mit Abstand betrachten. Je nachdem, was du in dein Notizbuch schreibst, ist es legitim, KI Tools zu nutzen, um deine Notizen zu digitalisieren. Wo du vorsichtig sein solltest ist bei Firmengeheimnissen, persönlichsten Themen und allem, was du auf gar keinen Fall in der Öffentlichkeit sehen willst. KI macht Fehler und es gibt immer wieder Berichte, in denen Inhalte geleakt werden.

Die Tools

Ich habe mir einige Wege angesehen, mit denen sich deine Handschrift transkribieren lässt. Die zwei besten Wege stelle ich dir vor.

Hier die Testseite, die ich dafür genutzt habe:

Apple Foto

Auf Applegeräten wie dem iPhone oder iPad kannst du die Funktion Live Text nutzen. Dabei machst du Fotos von deinen Notizen und das Betriebssystem versucht, deinen Text zu entziffern.

Das Ergebnis ist nicht schlecht. Man muss dazu sagen, dass die Qualität natürlich von der Schrift abhängt. Und diese Testseite habe ich auf meinem Schoß mit einem Kugelschreiber geschrieben, der für meine Schrift schon zu fett ist. Daher gibt es auch Probleme mit einigen Wörtern, die Apple einfach nicht identifiziert hat.

Der größte Vorteil von Live Text ist, dass es kostenlos auf iOS Geräten vorhanden ist.

Claude

Generative KI Agenten sind ebenfalls in der Lage, Texte zu transkribieren. Dazu fotografierst du alle Seiten, die du digitalisieren willst und lädst sie hoch. Ich habe folgenden Prompt genutzt: „Transkribiere diese Notizbuchseiten als Markdown“ – dadurch kannst du das Ergebnis direkt in Obsidian importieren und dort anpassen.

Mit dem Ergebnis bin ich sehr zufrieden. Claude wieß mich auch darauf hin, dass einige Wörter nicht gut lesbar sind. Die kann ich dann manuell checken und ggf. korrigieren.

Optische Buchstabenerkennung (OCR)

Der klassische Weg, handschriftliche Texte zu transkribieren ist die Optical Character Recognition. Moderne KI-Tools schlagen die aber in der Regel und die Fehlerquote ist geringer. Ich würde heute nicht mehr zu solchen Tools greifen, sondern die moderne Technologie nutzen.

Fazit

Mit moderner Software kannst du deine handschriftlichen Notizen schnell und unkompliziert digitalisieren. Der Nachteil ist die Cloudverarbeitung und du wirst wahrscheinlich nicht zu 100 % nachvollziehen können, was mit deinen Gedanken geschieht.
Wenn du deine Notizen händisch durchgehst und sie abtippst, dauert das zwar deutlich länger, dafür durchdringst du sie gedanklich aber nochmal. Und das ist unser Ziel: Gedanken und Notizen durch ein simples System in unser Langzeitgedächtnis zu bringen. Über deine Notizen nachdenken musst du trotzdem.

Bevor ich mein System entwickelt habe, räumte ich immer mal wieder meinen Schreibtisch auf. Dort fanden sich immer wieder Post-It’s oder andere Papierschnipsel mit kryptischen Informationen darauf. Wenn es sich dabei um etwas temporäres wie eine To Do Liste handelte, war mir das nicht so wichtig, aber immer wieder waren auch Notizen dabei, die nützlich klangen, aber völlig aus dem Kontext gerissen waren. Das hat mich immer wieder frustriert – ich sagte mir beim Notizen machen: “Na klar wirst du dich später daran erinnern, was damit gemeint war und wo die Referenz dazu steht.” Spoiler: Es war nicht so.

Als erste Maßnahme dazu habe ich mir dann mehr Notizen in mein Tagebuch geschrieben. Aber in der Regel kamen mir Ideen, wenn das Tagebuch weit weg war. Und wenn ich doch etwas in das Tagebuch notiert habe, schrieb ich danach die folgenden Seiten voll und das gute Zitat von Seneca geriet schnell in Vergessenheit.

Acta non verba – handeln, nicht sprechen – sagten bereits die Römer. Irgendwo notiertes Wissen ist nutzlos. Nur das Wissen, was wir auch anwenden und verkörpern, bringt uns weiter. Ohne ein sinnvolles System, bei dem du deine Notizen wiederfindest, wird das Wissen irgendwo verschwinden. Ist es aus deinem Kurzzeitgedächtnis, ist es für unbestimmte Zeit weg.

In der Schule habe ich viele Vokabeln lernen müssen und da war klar: um etwas im Langzeitgedächtnis zu speichern, müssen Inhalte wiederholt werden und das auch in länger werdenden Abständen. Das nennt man spaced repetition. Und auch das Verknüpfen von Inhalten mit anderen Wörtern, Bildern oder Informationen hilft immens im Lernprozess.

In meinem Workflow sind diese Prinzipien schon eingebaut. Es gibt nur ein Notizbuch in dem alle Notizen landen. Wenn die letzte Seite vollgeschrieben ist, gehe ich alle Seiten durch und übertrage die Informationen, die ich behalten will, in einen digitalen Zettelkasten (dazu gibt es auch einen Beitrag auf meinem Substack). Dabei schaue ich, mit welchen vorhandenen Notizen ich die neue verknüpfen kann. Automatisch schaue ich mir meine Notizen so immer wieder an und stelle neue, einzigartige Verbindungen her.

Hier die Punkte nochmal zusammengefasst:

Wenn deine Notizen verstreut sind, sind sie wertlos.

Wenn du keine Quellen oder Bezüge notierst, findest du sie vielleicht nie wieder.

Wenn du dir Notizen machst und nie wieder ansiehst, kannst du sie dir sparen.

Wenn du deine Notizen nicht regelmäßig ansiehst und neu verknüpfst, gehen sie nicht ins Langzeitgedächtnis über.

Zwölf Bestseller, 90 000 Notizen – kennst du Ryan Holiday oder Niklas Luhmann?

Ryan Holiday, der über Stoizismus schreibt und mittlerweile 12 Bestseller veröffentlicht hat, stellt in einer Videoserie das System vor, mit dem er seine Inhalte strukturiert: Es ist ein Zettelkasten.

Auch Niklas Luhmann, ein Professor an der Universität in Bielefeld, nutzte für seine Arbeit einen Zettelkasten. Sein Vermächtnis sind ca. 90 000 Zettel. Er veröffentlichte etwa 30 Bücher, sowie unzählige wissenschaftliche Arbeiten und nochmal 12 Bücher nach seinem Tod. Durch den Zettelkasten hat Luhmann es geschafft, viele Ideen zu generieren, auf die in dieser Form und Kombination so niemand vor ihm gekommen ist.

Wegen ihnen habe ich angefangen, mich mit dem Thema des Persönlichen Wissensmanagement (PKM) zu beschäftigen.

Für wen ist so ein Zettelkasten sinnvoll? Alle, die viele Notizen und Gedanken sortieren wollen, profitieren von dem System. Das können Studierende sein, Wissenschaftler*innen, Autor*innen oder kreative Köpfe sein. Auch für Menschen, die viel lesen ist so ein Zettelkasten viel wert, um Lektürenotizen schnell und einfach wiederzufinden. Das Motto heißt: Alle, die ihre Notizen später auch wiederfinden und nutzen wollen, profitieren.

Der Name des Systems ist selbst erklärend. Doch was schreibt man auf diese Zettel? Auf ihnen landen Gedanken. Hier gibt es eine Bandbreite aus ich schreibe nur einen einzelnen Gedanken oder Satz auf zu ich schreibe Absätze auf. Ich schreibe mir in der Regel Zitate, Textpassagen und ähnliches mit kurzen Anmerkungen auf. Wichtig ist: Immer mit Quellenangaben zu den Ursprüngen. Und um die Notizen vernetzen zu können, bekommt jeder Zettel eine eindeutige Bezeichnung, die man auf anderen Zetteln zitieren kann.

Heute besteht die Möglichkeit, das System auch digital zu nutzen. Mein persönlicher Favorit ist dafür Obsidian, eine Open Source Software, die auf fast allen Betriebssystemen läuft. Die Herangehensweise ist dabei aber ähnlich. Ich versuche, das System so simpel wie möglich zu halten, denn nur so ist es in der Lage, viele Notizen zuverlässig zu ordnen.

Ich unterhalte mich gerade mit einem Freund über ein spannendes Thema und habe eine Idee. Also mache ich das naheliegenste und nehme mein iPhone aus der Hosentasche, entsperre es und … fünfzehn Sekunden später bin ich in der Wetter App, weiß nicht mehr, worüber mein Freund da spricht und auch nicht, warum ich das Handy in der Hand habe. Kennst du das?

Smartphones sind super nützliche Tools. Jetzt kommt das große Aber: die Apps sind darauf ausgelegt, deine Aufmerksamkeit bei sich zu halten. Und zwar alle. Daher passiert es auch regelmäßig, dass wir von den Apps, die noch offen sind so abgelenkt werden, dass wir vergessen, was wir eigentlich wollten.

Hier kommt das Notizbuch ins Spiel. Ich habe seit mehreren Jahren immer ein ca. DIN A6 großes Notizheft bei mir. Und es macht mir Spaß, dort hinein zu schreiben. Vor allem in Gesprächen schätze ich es, dass es mich nicht ablenkt. Und es passiert noch etwas anderes: wenn Menschen merken, dass ich mir handschriftlich Notizen mache, dann fühlen sie sich gewertschätzt und versuchen, noch mehr schlaue Sachen zu sagen.

Ich nutze das Notizheft als einzigen Ort für meine Notizen, damit sich mir nie die Frage stellt: in welcher App war das jetzt?!

Weil ich meine Notizen nicht nur mache, um das Heft voll zu kriegen, ist es für mich sehr wichtig, alle Informationen an einem Ort zu haben und später auch zu nutzen. Dafür übertrage ich die Notizen, die ich behalten möchte in einen digitalen Zettelkasten – was das ist und wie das funktioniert, erzähle ich dir später in einem anderen Beitrag.